Независимо дали организирате частно или фирмено парти, концерт или ревю, сватба или детско парти, конференция или тийм билдинг, Вие трябва да приемате всяко едно събитие, като специално, за да може да го представите успешно.

Специално е онова събитие, което е планирано, организирано и проведено с цел да се открои по особено запомнящ се начин. Максимално засилване на важността и значимостта на съответния момент в живота и дейността на дадената организация, привлича интересът към продукта или услугата, които са в центъра на събитието. Разбира се, процесът  на планиране включва определен брой целенасочени стъпки, които в повечето случаи могат да варират около безброй.

Ние Ви предлагаме, няколко основни правила, които да следвате, за да бъде Вашето събитие повече от успешно.

Съберете  екип

Факт е, че един човек не може да е компетентен във всички области. Освен това, той физически не би могъл сам да проведе цяло събитие.

Добрият екип е този, в който отговорностите са делегирани, който е съвкупност от тясно профилирани специалисти, чието обединяващо звено е ръководителят. Това са хората, които винаги са на правилното място, в точното време, и които следят за стриктното изпълнение на всяка една от дейностите по протичане на събитието. Това са хората, за които знаеш, че стоят зад гърба ти, които работят на равно с теб, под същото напрежение и  виждат нещата, които на теб понякога ти убягват. Ако техните отговорности са разпределени правилно, спрямо техните компетенции, рискът от провал се свежда до нула.

Успешните проекти винаги са плод на усилията на целия екип и именно затова е добре той да се създаде още в самата фаза на планиране и подготовка на събитието. Дори изговтянето на концепция и окончателното изработване на стратегията, може да стане с помощта на екипа. Експертите са на мнение, че този подход намалява значително вероятността от грешки и недоразумения, неточности и повторения.

Имайки нужното „подкрепление”, Вие ще можете сигурно и спокойно да започнете да работите по постигане на целите на клиента или на вашите лични.

Избистряне на идеята

Имате супер креативна и интересна идея за протичане на събитието на годината, на най-важния Ви клиент? Страхотно! Но това далеч не е достатъчно.

Правилното съотношение между въображение и реализъм е в основата на добре организираното събитие, защото много често, тези изключително креативни идеи не могат да бъдат осъществени, поради липса на ресурси, например. Необходимо е добре да съчетавате смелите си идеи, с процеса на тяхната реализация, още в главата си.

“Check!”

Като организатори, не трябва да пренебрегвате някои формалности и дребни неща, защото без тях може да се допуснат големи грешки и събитието да не протече гладко. Едно от тези неща е “check list”. Този списък със задачи и дейности е свързан изцяло с фирмата заела се да организира събитието. Той е от важно значение, защото Ви дава ориентир за отговорностите на екипа, за крайните срокове, които трябва да  се спазят, като наем на зала, краен срок за разпечатване на покани, уреждането на кетъринга и въобще за цялата подготовка преди събитието.

Бързомислещият

Всички знаят, че е много важно по време на събитието да няма и следа от организационния процес. Организаторът трябва да е там, но събитието да се случва от само себе си. Или поне така да изглежда!

А „зад сцената” напрежението напира, Вие като организатор се стремите да съчетаете контролирането на събитието с контрол върху потенциалните заплахи, винаги да мислите няколко стъпки напред и същевременно да вдъхвате сигурност и спокойствие на клиента си и гостите му.

В същото време се случва нещо напълно непредвидено, като например интернет връзката се разпада или разбирате, че барманът е болен от силно заразен грип. В такива случаи съветите са следните: винаги имайте план Б или просто забравете за паниката и решете проблема без гостите да разберат. Бъдете хладнокръвни! Не можете да спрете събитието, но можете да смените бармана или да презаредите интернета. Важното е да останете спокойни, защото само така ще можете най-бързо да измислите решение.

Анализирайте

Вечерта е свършила, гостите са си заминали, останали са участниците в организацията, които разчистват залата и Вие. Това е момента, в който трябва да свалите усмивката от лицето си, породена от безпроблемното протичане на събитието и удовлетвореността на гостите. Защото винаги има дребни неща, които са останали незабелязани от гостите, но не и от Вас. Това е моментът, в който трябва да разгледате обстойно всеки детайл и да анализирате грешките, за да ги поправите и да ги предвидите при другата организация. Така следващото събитие, което организирате, ще бъде още по-перфектно.

Не звучи никак трудно, нали?

Автор: Тони Щерионова – 06/02/14

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *